EXCEL – Opakujúce sa riadky nikoho netešia. Ale poteší návod, ako ich v Exceli nájsť a odstrániť 🙂 Neskrývané nadšenie prejavil účastník na nedávnom kurze: „Tak jednoducho a rýchlo? Výborne. To sa mi v januári zíde, keď budem robiť analýzu za celý rok.“
Keď sa v databáze opakujú riadky, tak potom nesedia vzorce a funkcie, pri filtrovaní sa ten istý záznam zobrazí viackrát atď. Jednoducho povedané, spôsobuje to samé problémy…
Spôsobov, ako duplicitné záznamy odhaliť, je viacero. Popíšem dva, ktoré používam najčastejšie.
Tento nástroj odstráni riadky, ktoré sa opakujú, a oznámi vám, koľko ich bolo odstránených. S jeho pomocou nezistíte, ktoré sa opakujú.
Vhodné použiť vtedy, keď potrebujete rýchlo vyčistiť databázu od opakujúcich sa záznamov a je vám jedno, ktoré sú to. Hlavne, nech sú preč.
Funguje to tak, že vezme prvý riadok a porovnáva ho s ďalšími. Ak nájde riadok, ktorý je zhodný v zaškrtnutých stĺpcoch, tak ho odstráni. Čiže prvý výskyt ponechá a ostatné odstráni. Potom vezme druhý riadok, hľadá zhodu atď.
Databáza je rýchlo a jednoducho „vyčistená“ od opakujúcich sa záznamov.
Pomocou podmieneného formátovania môžete farebne odlíšiť duplicitné údaje. Vhodné použiť vtedy, keď chcete vedieť, ktoré sa opakujú.
Je však potrebné mať nejaký stĺpec, ktorý by mal obsahovať jedinečné položky, napríklad identifikačné číslo, kód a pod.
Tento nástroj opakujúce sa riadky neodstráni. Iba ich naformátuje, aby ste videli, ktoré to sú. Odstránite si ich potom sami.
Postupov, ako nájsť duplicity je určite veľa. Stretla som sa aj s použitím funkcie COUNTIF, rozšíreného filtra alebo kontingenčnej tabuľky. Mne však pripadajú zdĺhavejšie, ako uvedené dva postupy.
Majú však aj svoje výhody. Napríklad funkcia COUNTIF a kontingenčná tabuľka sú vhodné najmä vtedy, keď chcete zistiť, koľkokrát sa riadok opakuje. Rozšírený filter bol užitočným pomocníkom v starších verziách, kedy ešte nástroj Odstrániť duplicity neexistoval.
Ak máte svoj overený postup, napíšte mi do komentára. Rada sa aj ja priučím niečo nové 🙂
Radi by ste sa na niečo spýtali? Je v článku niečo nejasné, alebo vás zaujímajú doplňujúce informácie? Napíšte mi a ja vám veľmi rada zodpoviem všetky otázky.
Máte aj vy nejaké svoje trápenie s Excelom, s Wordom alebo PowerPointom? Napíšte mi o tom. Ak to trápi vás, tak to s veľkou pravdepodobnosťou bude trápiť aj niekoho iného. Riešenie môžem spracovať vo forme článku a zašlem odkaz aj na váš e-mail, aby ste sa o ňom dozvedeli medzi prvými. Pomôžete tak sebe aj ostatným.
Alebo sa chcete učiť sami v pohodlí a v čase, ktorý vám vyhovuje? Vyberte si niektorý z hotových online kurzov: Excel – pevné základy (zadarmo), Excel – 7 TOP nástrojov, Úprava záverečnej práce vo Worde alebo Ako „vyrobiť“ ebook v PowerPointe.
Prípadne môžeme spolupracovať aj na väčších projektoch: spolupráca, firemné i individuálne školenia, súbory na kľúč podľa vašich potrieb.