Opakujúce sa riadky v Exceli

EXCEL – Opakujúce sa riadky nikoho netešia. Ale poteší návod, ako ich v Exceli nájsť a odstrániť 🙂 Neskrývané nadšenie prejavil účastník na nedávnom kurze: „Tak jednoducho a rýchlo? Výborne. To sa mi v januári zíde, keď budem robiť analýzu za celý rok.“

Keď sa v databáze opakujú riadky, tak potom nesedia vzorce a funkcie, pri filtrovaní sa ten istý záznam zobrazí viackrát atď. Jednoducho povedané, spôsobuje to samé problémy…

Spôsobov, ako duplicitné záznamy odhaliť, je viacero. Popíšem dva, ktoré používam najčastejšie.

A. Nástroj Odstrániť duplicity

Tento nástroj odstráni riadky, ktoré sa opakujú, a oznámi vám, koľko ich bolo odstránených. S jeho pomocou nezistíte, ktoré sa opakujú.

Vhodné použiť vtedy, keď potrebujete rýchlo vyčistiť databázu od opakujúcich sa záznamov a je vám jedno, ktoré sú to. Hlavne, nech sú preč.

1. kliknite do jednej bunky v tabuľke (nemusíte vyznačovať, ak medzi údajmi nemáte prázdne stĺpce alebo riadky),
2. na karte Údaje zvoľte ikonu Odstrániť duplicity (Data >> Remove duplicates),
   
3. v otvorenom okne zaškrtnite stĺpce, ktoré sa majú porovnávať – ak sú v týchto dva riadky zhodné, tak sú považované za duplicitné,
   
4. potvrďte Ok a Excel oznámi, koľko riadkov odstránil. Najlepšie je, keď zobrazí nulu 🙂
   

Funguje to tak, že vezme prvý riadok a porovnáva ho s ďalšími. Ak nájde riadok, ktorý je zhodný v zaškrtnutých stĺpcoch, tak ho odstráni. Čiže prvý výskyt ponechá a ostatné odstráni. Potom vezme druhý riadok, hľadá zhodu atď.

Databáza je rýchlo a jednoducho „vyčistená“ od opakujúcich sa záznamov.

B. Podmienené formátovanie

Pomocou podmieneného formátovania môžete farebne odlíšiť duplicitné údaje. Vhodné použiť vtedy, keď chcete vedieť, ktoré sa opakujú.

Je však potrebné mať nejaký stĺpec, ktorý by mal obsahovať jedinečné položky, napríklad identifikačné číslo, kód a pod.

Tento nástroj opakujúce sa riadky neodstráni. Iba ich naformátuje, aby ste videli, ktoré to sú. Odstránite si ich potom sami.

1. vyznačte bunky, ktoré by mali obsahovať jedinečné položky, ktoré sa nemajú opakovať,
2. na karte Domov kliknite na ikonu Podmienené formátovanie >> zvoľte prvú možnosť Pravidlá zvýrazňovania buniek a potom poslednú možnosť Duplicitné hodnoty… (Home >> Conditional Formatting >> Highlight Cells Rules >> Duplicate Values…),
   
3. v ľavom okienku vyberte, či chcete formátovať jedinečné alebo duplicitné hodnoty,
4. v pravom okienku vyberte formát, ako sa majú odlíšiť. Ak sa vám nepáči ponuka, tak v možnosti Vlastný formát (Custom) na záložke Výplň (Fill) si môžete vybrať ľubovoľné pozadie bunky,
   
5. potvrďte Ok a naformátované budú všetky bunky, ktorých hodnoty sa opakujú.
   Ako vidíte na obrázku, tak číslo objednávky sa síce opakuje, ale zvyšné stĺpce nie. To znamená, že sú dve rôzne objednávky s rovnakým číslom. Podmienené formátovanie je tak vhodné aj na kontrolu. Môžete si ho preventívne nastaviť na stĺpec a okamžite, keď zapíšete hodnotu, ktorá už v stĺpci je, tak sa zafarbí.
   

Postupov, ako nájsť duplicity je určite veľa. Stretla som sa aj s použitím funkcie COUNTIF, rozšíreného filtra alebo kontingenčnej tabuľky. Mne však pripadajú zdĺhavejšie, ako uvedené dva postupy.

Majú však aj svoje výhody. Napríklad funkcia COUNTIF a kontingenčná tabuľka sú vhodné najmä vtedy, keď chcete zistiť, koľkokrát sa riadok opakuje. Rozšírený filter bol užitočným pomocníkom v starších verziách, kedy ešte nástroj Odstrániť duplicity neexistoval.

Ak máte svoj overený postup, napíšte mi na zuzana@zuzanapogranova.sk Rada sa aj ja priučím niečo nové 🙂