Funkcieee, funkcieee, eeeja, eeeja, eja funkcie!

EXCEL – Áno, funkcie treba ospevovať. Patria k najlepším nástrojom Excelu. Ak by Excel nepoznal funkcie, tak s ním končím – koniec lásky.

Čo to tie funkcie sú? Sú to v podstate vzorce s preddefinovanými výpočtami. Vďaka nim Excel vykoná zložitejšie výpočty a my máme menej práce 🙂

Najpoužívanejšou funkciou je SUM (automatický súčet, čiže suma). Napríklad, potrebujete vypočítať súčet všetkých buniek v stĺpci. Aby ste nemuseli použiť vzorec = bunka + bunka + bunka +…., tak použijete funkciu =SUM(rozsah buniek). Rýchle a jednoduché. Excel na základe názvu funkcie vie, čo má vypočítať, a v zátvorkách má rozsah buniek, ktoré má sčítať.

Perfektné však? A to sme s funkciami ešte len začali… Poďme ďalej.

Keď nechcete sumu všetkých buniek, ale iba z riadkov, ktoré spĺňajú nejakú podmienku. Napríklad máme obchodníkov, ktorí dosiahli v predaji rôzne obraty. A potrebujeme zistiť celkovú sumu pre každého zvlášť. Čiže nechceme sumu všetkých obratov, ale sumu zvlášť pre Ferka, Janka…

V takomto prípade použite funkciu =SUMIF(rozsah, ktorý má splniť podmienku; podmienka; z čoho sa má vypočítať suma)

Funkcie však iba nepočítajú, ale dokážu pracovať aj s dátumami i textami.

DÁTUMY: Funkcia so skromným zápisom =TODAY() do bunky vloží aktuálny dátum. Čiže presne ten, ktorý je v ten daný deň. Každým dňom sa bude aktualizovať.

TEXTY: Ak sú v bunkách texty napísané veľkými písmenami (napr. exportované z firemného softvéru), tak ich jednoducho a rýchlo „prehodíte“ na malé písmenká pomocou funkcie =LOWER(bunka s textom). Alebo ak treba prvé písmeno veľké a ostatné mále, tak použite funkciu =PROPER(bunka s textom).

Samozrejme, ak je to len jedna bunka, tak to manuálne prepíšte. Ak máte stĺpec s 200 riadkami, tak funkcia určite pomôže. O pár sekúnd sú všetky texty opravené.

LOGICKÉ: Ak potrebujete do bunky vložiť hodnotu podľa toho, čo je v inej bunke. Napríklad, ak je v bunke číslo menšie alebo rovné ako 1000, tak vedľa chcem napísať „nesplnené“. A naopak, ak je viac ako 1000, tak chcem vyhodnotenie „splnené“.

Dokáže to funkcia =IF(podmienka; splnená; nesplnená).

Viac k nej sa dočítate v článku „IF – malá veľká funkcia“.

VYHĽADÁVACIE: K pokročilejším funkciám patrí VLOOKUP, vďaka ktorej dosadíte informácie z jednej tabuľky do druhej. Obe tabuľky musia mať niečo spoločné, napr. identifikačný kód.

Pozn.: Väčšinou tie tabuľky bývajú na rôznych hárkoch, resp. súboroch. Na obrázku pre zjednodušenie sú obe tabuľky vedľa seba.

Uviedla som iba zlomok toho, čo Excel dokáže urobiť za nás. Nové verzie Excelu (od 2007) obsahujú viac ako 400 funkcií. Neľakajte sa! Nikto nepoužíva všetky.

Ruku hore, kto v práci použil cos (kosínus). Veľa vás určite nebude. Ale určite sa nájde niekto, kto túto funkciu bežne používa.

Tým chcem povedať, že veľmi veľa funkcií sa využíva iba v konkrétnych profesiách.

Okrem výpočtu uhlov nájdete aj funkcie finančné (NPV, IRR…) alebo štatistické (t-test, chi-kvadrát…) a pod. V bežnej praxi s nimi každý nepracuje.

Ale sú funkcie, ktoré sa využívajú často – napríklad tie, ktoré som uviedla vyššie.

S podrobnejšou prácou (nielen) s funkciami sa môžete oboznámiť aj v online kurze Excel – 7 TOP nástrojov, alebo v pripravovanom online kurze (nielen) pre úplných začiatočníkov Zoznámte sa s Excelom.

Jednoduché funkcie predstavím v rámci fintičiek na facebookovej stránke Excelujme s Excelom, kde každý pondelok a štvrtok ráno presne o 9:00 hod. zverejním krátke video (prevažne do 1 minúty) s nejakou užitočnou fintičkou, ktorá vám môže ušetriť prácu, čas aj nervy 🙂


Radi by ste sa na niečo spýtali? Je v článku niečo nejasné, alebo vás zaujímajú doplňujúce informácie? Napíšte mi a ja vám veľmi rada zodpoviem všetky otázky.

Máte aj vy nejaké svoje trápenie s Excelom, s Wordom alebo PowerPointom? Napíšte mi o tom. Ak to trápi vás, tak to s veľkou pravdepodobnosťou bude trápiť aj niekoho iného. Riešenie môžem spracovať vo forme článku a zašlem odkaz aj na váš e-mail, aby ste sa o ňom dozvedeli medzi prvými. Pomôžete tak sebe aj ostatným.

Alebo sa chcete učiť sami v pohodlí a v čase, ktorý vám vyhovuje? Vyberte si niektorý z hotových online kurzov: Excel – 7 TOP nástrojov, Úprava záverečnej práce vo Worde alebo Ako „vyrobiť“ ebook v PowerPointe.

Prípadne môžeme spolupracovať aj na väčších projektoch: spolupráca, školenia, súbory na kľúč podľa vašich potrieb.

Zuzana Pogranová
Som dlhoročnou lektorkou programu MS Excel a svojich klientov učím, ako Excel „premýšľa“, čo ponúka a ako nájdu a použijú ten správny postup pre svoje výpočty. Viac o mne >>
Komentáre