Povedz heslo!

EXCEL – Bezpečnosť nadovšetko. Citlivé údaje v súboroch je potrebné chrániť. Excel ponúka viacero „bezpečnostných“ nástrojov. Jedným z nich je aj nastavenie hesla na otvorenie súboru.

Heslo nastavíte pri ukladaní súboru.

Ak je súbor už uložený, tak stlačte Alt+F2, prípadne postupujte cez Súbor >> Uložiť ako (File >> Save as). Vo verzii 2007 cez Tlačidlo Office >> Uložiť ako.

Otvorí sa známe okno, kde vyberáte umiestnenie súboru, t.j. kam sa má uložiť, názov súboru a formát.

V spodnej časti vedľa tlačidla Uložiť (Save) nájdete Nástroje (Tools) – kliknite a vyberte Všeobecné možnosti (General Options).

1_bezpecnost

Zadať môžete Heslo na otvorenie (Password to Open) alebo Heslo na úpravy (Password to modify).

2_bezpecnost

Heslo na otvorenie (Password to open)

Bez neho nikto súbor neotvorí a nedostane sa k vašim údajom.

V heslách sa rozlišujú malé a veľké písmená.

Heslo na úpravy (Password to modify)

Ak zvolíte túto možnosť, súbor sa síce otvorí, ale nebude možné v ňom vykonať akékoľvek zmeny.

DÔLEŽITÉ: Heslá je potrebné si pamätať. Neexistuje nič také „Zabudol som heslo, pošlite mi, prosím, na mail…“ 🙂 S každou novou verziou balíka Office je šifrovanie hesiel komplikovanejšie a tým pádom je ťažšie aj hacknutie súborov – či už cudzích alebo vlastných pri zabudnutom hesle. No nie je to nemožné…

Keď už máme okienko otvorené, popíšem aj ďalšie možnosti, ktoré tu máme.

Vždy vytvoriť zálohu (Always create backup)

V tomto prípade sa v adresári, v ktorom máte uložený váš súbor, vytvorí ešte jeden súbor s rovnakým názvom doplneným o slovíčko Záloha (Backup).

3_bezpecnostFungovať to bude tak, že vždy, keď súbor uložíte, tak do zálohy sa presunie predchádzajúca uložená verzia.

Poznám veľa ľudí, ktorí klikajú na disketku trikrát za sebou – „pre istotu“… Patríte k nim? Ak áno, tak potom pre vás táto možnosť nebude mať zmysel… 🙂

Odporúčané iba na čítanie (Read-only recommended)

Môžem povedať, že je to jedna z najobľúbenejších možností v spoločnostiach so zdieľanými úložiskami súborov.

Keď zaškrtnete iba túto možnosť, tak váš súbor síce otvorí ktokoľvek bez hesla, ale nemôže v ňom vykonať žiadne zmeny. Môže si však uložiť jeho kópiu, s ktorou si môže robiť, čo len chce.

Váš súbor však ostane nedotknutý.

S týmto ste sa mohli stretnúť napríklad pri otvorení excelovského súboru, ktorý bol ako príloha e-mailu. Pri pokuse o uloženie vyskočilo okno, ktoré vás upozornilo, že súbor je iba na čítanie. Jeho kópiu si však môžete uložiť do vášho počítača.

4_bezpecnost

Ako som napísala v úvode, bezpečnostných prvkov v Exceli je viacero:

  • uzamknúť iba bunky proti prepisovaniu,
  • nastaviť heslá na úpravu konkrétnych buniek,
  • zabezpečiť, aby sa nedali presúvať, premenovávať alebo mazať hárky,
  • a ďalšie.

Keďže viacerí prejavili záujem o podrobné návody k bezpečnosti údajov, tak sú na zozname pripravovaných online kurzov a video-návodov.

No najskôr chcem dokončiť kurz Excel – najpoužívanejšie nástroje, ktorý je už takmer hotový.

Jedna lekcia je venovaná tiež bezpečnosti. Presnejšie povedané prevencii. Jedná sa o nástroj Overenie údajov (Data validation), vďaka ktorému dokážete nastaviť, aby sa do konkrétnej bunky nedalo vpísať nič iné, iba napríklad číslo od 0 do 100 alebo iba dátum. Dokonca môžete nastaviť, aby to bol iba dátum, ktorý ešte nebol. A bude to fungovať stále k aktuálnemu dňu. Prípadne, nech je možné vybrať iba položky zo zoznamu.5_bezpecnost

Ak máte záujem o podrobné návody k niektorému nástroju v Exceli, Worde alebo PowerPointe, vyberte si z ponuky, prípadne napíšte vlastný návrh.


Radi by ste sa na niečo spýtali k článku alebo k inému nástroju v Exceli? Je niečo nejasné alebo vás zaujímajú doplňujúce informácie? Napíšte mi a ja vám veľmi rada zodpoviem všetky otázky.

Máte aj vy nejaké svoje trápenie s Excelom? Napíšte mi o tom. Ak to trápi vás, tak to s veľkou pravdepodobnosťou bude trápiť aj niekoho iného. Riešenie spracujem vo forme článku a zašlem odkaz aj na váš e-mail, aby ste sa o ňom dozvedeli medzi prvými. Pomôžete tak sebe aj ostatným.

Zuzana Pogranová
Som dlhoročnou lektorkou programu MS Excel a svojich klientov učím, ako Excel „premýšľa“, čo ponúka a ako nájdu a použijú ten správny postup pre svoje výpočty. Viac o mne >>
Komentáre